触拓会议预约屏系统助力中级法院 构建庭审会议厅预约规范化管理体系
中级法院作为连接基层法院与高级法院的重要司法枢纽，承担着重大案件审理、二审改判、司法指导等核心职能，其庭审会议厅的预约管理不仅要求高效，更强调流程的规范化与权限的清晰化。为进一步提升庭审会议厅的管理水平，契合智慧法院建设的标准化要求，某中级法院引入触拓会议预约系统，通过系统的精细化预约管理功能，搭建起 “权限清晰、流程规范、全程留痕、智能调度” 的预约管理体系，让庭审会议厅的使用与预约更加有序、高效。
该中级法院设有多个规格的庭审会议厅，包括大法庭、中法庭、合议厅等，分别适配不同类型、不同标的额的案件审理。原有预约模式采用 “人工登记 + 线下审批” 的方式，随着案件数量的逐年增长，预约管理的弊端日益凸显：一是预约流程不规范，缺乏统一的预约标准，部分庭室存在 “口头预约”“临时占用” 的情况，导致会议厅使用秩序混乱；二是权限划分不清晰，所有庭室均可预约任意会议厅，缺乏统筹调度，经常出现普通会议占用大法庭、重大案件无合适会议厅的资源错配问题；三是预约数据无分析，无法精准掌握各会议厅的使用规律，难以进行针对性的资源优化与管理调整。
经过多轮调研与对比，该中级法院最终选择触拓会议预约系统，核心在于其具备强大的规范化预约管理功能，能够通过功能配置，实现对庭审会议厅预约的全流程管控，完美适配中级法院的管理需求。触拓团队结合该法院的组织架构、庭审流程及管理痛点，对系统的预约功能进行了深度定制，确保系统与法院的工作模式高度契合。
触拓会议预约系统的核心预约功能，围绕 “规范化” 核心，构建起多层级、精细化的管理体系。首先是会议厅分类预约与权限管控功能，实现资源的精准匹配。系统根据该法院的会议厅规格，将其划分为 “重大案件法庭”“普通案件法庭”“合议厅” 三大类，并为每类会议厅设置专属的预约权限。其中，“重大案件法庭” 仅对刑事审判庭、民事审判一庭等审理重大案件的庭室开放预约，且需提交至院办公室进行最终审批；“普通案件法庭” 面向全院庭室开放，无需多级审批；“合议厅” 则仅限法官合议会议使用，禁止用于其他类型会议。同时，系统支持参会人数适配提醒，若预约人选择的会议厅座位数与参会人数差距过大，系统会弹窗提醒并推荐更适配的会议厅，从源头避免资源浪费。
其次是标准化预约流程功能，实现预约全环节的规范管控。系统将庭审会议厅预约流程固化为 “发起预约 — 信息校验 — 权限审批 — 预约生效 — 信息公示” 五个标准环节，每一个环节都有明确的操作要求与时间节点。预约人发起预约时，必须填写完整的庭审信息，缺一不可；系统自动完成时间冲突与权限校验后，根据预约类型自动流转至对应审批人；审批人需在 24 小时内完成审批，逾期未审批系统会自动发送提醒通知；审批通过后，预约正式生效，系统同步完成全终端信息公示。标准化的流程设计，彻底杜绝了 “口头预约”“临时占用” 等不规范行为，让每一次预约都有章可循、有据可查。
再者是智能调度与统筹管理功能，破解资源错配难题。系统为院办公室管理员配备了全局预约调度权限，管理员可通过系统后台，实时查看全院所有会议厅的预约情况与使用状态。针对重大案件庭审临时加塞、多个庭室同时预约热门会议厅等特殊情况，管理员可进行人工调度，调整会议厅分配或协调庭审时间，并通过系统向相关预约人发送调度通知，预约人确认后，系统自动更新预约记录。同时，系统具备空闲会议厅智能推荐功能，当预约人所选会议厅无空闲时，系统会根据案件类型、参会人数、预约时长等条件，智能推荐最优的替代方案，提升预约成功率。
